Perchè quasi tutte le volte che dobbiamo produrre un documento aziendale usiamo delle slide? E’ una domanda che ultimamente mi trovo a pormi in modo sempre più insistente, seppellito dalle montagne di documenti orizzontali (quasi sempre PowerPoint) che vengono prodotti alla minima esigenza di manifestare un pensiero che rifletta il punto di vista “aziendale” di un individuo, di una funzione, di una business unit o dell’intera Corporation.
In un convegno di qualche anno fa Nicholas Negroponte, dopo che alcuni relatori lo avevano preceduto con presentazioni da 40 slide ciascuna, disse che non avrebbe usato alcun supporto grafico perchè secondo lui PowerPoint era responsabile di una frazione significativa del calo del PIL degli Stati Uniti. In quella circostanza Negroponte giustificò questa piccola provocazione ricordando come negli USA sia invalsa la pratica (subito adottata da noi, che non ci facciamo mancare mai niente) di far avanzare un qualsiasi progetto dalle funzioni più basse di una azienda fino al vertice a colpi - appunto - di presentazioni sempre diverse. E il problema non è tanto il tempo perso nel prepararle, quanto il fatto che l’idea originaria, presente ancora “vergine” nelle prime versioni dei documenti, nelle successive inesorabilmente si perde tra esigenze politiche, equilibri di potere interni, necessità di “vendere” un aspetto piuttosto che un altro, fino ad arrivare al Top Management sotto forma di un polpettone inestricabile dove è scomparsa qualsiasi forma del pensiero che si intendeva trasmettere. Ed è il polpettone inestricabile, non l’idea, che viene infine approvato e messa in pratica, con l’effetto di compattare ulteriormente i blocchi e i compromessi organizzativi che l’hanno prodotto, senza contare l’effetto di scoraggiare eventuali “idee” successive.
In tutto questo la scelta del formato delle slide, rispetto a un semplice documento testuale, gioca un ruolo non trascurabile. Le slide vengono preferite al classico “Word” proprio perchè permettono di usare la grafica e la sintesi come un artificio, permettendo blocchi, compromessi e polpettoni sempre più inestricabili. La mia non vuole essere una critica allo strumento in sè: se ben usati, programmi come PowerPoint, Keynote o Prezi possono essere estremamente utili per presentare un’idea o anche solo per organizzare lo storyboard. Ma è l’uso che nella pratica si è rivelato prevalente, quello di produrre dei deliverable sotto forma di slide (intesi per essere letti indipendentemente dalla presenza del relatore) che ha prodotto il disastro attuale. Ciò che viene scritto per essere stampato e consegnato (o magari fatto circolare a indirizzari di dimensioni oceaniche), e non per essere integrato da uno speech, implicitamente rompe il “canone della presentazione”ed entra nel dominio della narrazione autoconsistente, dove non può e non deve mancare nulla: sia sotto il profilo meramente espositivo (non essendo prevista interattività si deve scrivere tutto, in modo che tutti capiscano) sia sotto quello “politico” (visto che può finire in qualsiasi mano, si deve scrivere tutto, in modo che nessuno abbia a lamentarsi).
Chi concepì originariamente questi strumenti non faceva mistero del ruolo evocativo (e non didascalico) o di onesta sintesi che avrebbe dovuto svolgere la grafica. A volte, si diceva, basta una immagine per trasmettere il pensiero meglio di mille parole. Ma nella deleteria chiave del “deliverable a tutti i costi”, la grafica serve proprio per”dire ciò che non si può dire a parole”. E quindi il tale logo non deve essere troppo vicino alla “palla” di quel mercato, altrimenti chi ha giurisdizione su quel mercato potrebbe risentirsi; quella freccia può andare in una direzione, ma non in un’altra perchè si deve capire (ma non si può dire) che non è previsto feedback, e così via.
Il risultato è che le slide aziendali molto spesso hanno il preciso compito di NON comunicare idee, concentrandosi sull’esigenza di manifestare il presidio di un concetto e di certificare rapporti di forza. Si potrà obbiettare che è questa deriva è presente anche nei documenti testuali: certo, ma è semplicemente più scomodo descrivere un rapporto di forza piuttosto che limitarsi a rappresentarlo. Senza dimenticare che i nostri manager sono spesso attanagliati, quando aprono Word, dalla “sindrome della pagina vuota”, mentre è facile - nonchè universalmente accettato - riciclare vecchi grafici o risistemare alla meglio qualche bullet point.
La natura profonda di questo problema è nel ventre molle delle organizzazioni aziendali, e in particolare nelle nostrane che prendono il peggio dall’efficientismo di facciata di origine anglosassone (ben rappresentato nelle strisce di Dilbert) e la superficialità (è il termine più gentile che mi viene in questo momento) dell’approccio italiano alla comunicazione interna. Non è un caso che quando a comunicare sono soggetti di diversa cultura e estrazione, il livello del documento quasi sempre migliora. Se quindi si intende sfuggire alla sindrome della vacuità concettuale, una buona regola potrebbe essere quella di armarsi di umiltà, guardare fuori (il più lontano possibile) e trarne tutte le lezioni del caso.